Der Rechenschaftsbericht (auch Berichterstattung oder Reporting genannt) hilft einem übergeordneten Gremium, die Situation einzuschätzen und für die Zukunft Vorkehrungen zu treffen. Der Vorstand legt gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab. Er tut dies mit dem Jahresbericht und der Jahresrechnung. Die Geschäftsstelle oder die Arbeitsgruppen berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht hat immer eine inhaltliche und eine finanzielle Komponente. Zusammen mit der Kontrolle bildet er die Grundlage für die Wahrnehmung der Verantwortung der übergeordneten Stelle. So legt z.B. der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab (Jahresbericht und Jahresrechnung). Oder die Geschäftsstelle berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht erfolgt mündlich oder schriftlich.

Sofern die Statuten oder spezielle Buchführungsvorschriften dies verlangen, prüft die Revisorin oder der Revisor, ob die Rechnung des Vereins korrekt geführt wurde. Sie beurteilt, ob die Buchhaltung nach kaufmännischen Grundsätzen korrekt geführt wird. Mittels Stichproben prüft sie, ob Erfolgsrechnung und Bilanz übereinstimmen. Auch wenn viele Vereine gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind, eine unabhängige Revisionsstelle zu wählen, ist es doch sehr zu empfehlen, eine solche in den Statuten vorzuschreiben. Überschreitet ein Verein zwei der folgenden Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren, muss er seine Buchführung durch eine Revisionsstelle ordentlich prüfen lassen: Bilanzsumme von 10 Millionen Franken / Umsatzerlös von 20 Millionen Franken / 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt. Der Verein muss seine Buchführung durch eine Revisionsstelle eingeschränkt prüfen lassen, wenn ein Vereinsmitglied, das einer persönlichen Haftung oder einer Nachschusspflicht unterliegt, dies verlangt.

Für eine Retraite (Rückzug) zieht sich der Vorstand zurück, um ein Thema vertieft zu behandeln. In Abgrenzung zur ordentlichen Vorstandssitzung findet die Retraite oder Klausur an einem anderen Ort statt, die Teilnehmenden sollen mehr Zeit für den Dialog haben und weniger unter Entscheidungsdruck stehen. Retraiten sind gute Möglichkeiten, einander besser kennen zu lernen und die Zusammenarbeit zu überprüfen. Stehen schwierige Entscheidungen an oder sind Konflikte zu klären, ist es sinnvoll, zur Entlastung der Leitung eine externe Moderation beizuziehen. Eine Retraite kann auch mit der Geschäftsstelle zusammen durchgeführt werden.

Als Ressorts werden die verschiedenen Ämter im Vorstand bezeichnet, z. B. Präsidium, Aktuariat (Administration, Protokoll), Kassieramt, Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit/Werbung, Personalressort, Betrieb, Mitgliederkontakte, Projekte und Anlässe und weitere. Das Gesetz schreibt keine Ressorts vor, sie können also frei gewählt werden. Ressortverantwortliche berichten dem Gesamtvorstand aus ihren Bereichen, dieser trägt die Gesamtverantwortung. Aufgaben und Kompetenzen der Ressorts werden in einem Reglement (Vorstandsreglement) beschrieben. Es ist sinnvoll , die Zuteilung von Ressorts nach dem fachlichen Wissen und der Erfahrung der Mitglieder zu richten.

Mit dem Rekurs kann sich ein Mitglied z. B. gegen den Ausschliessungsbeschluss wehren. Wurde der Beschluss vom Vorstand gefällt, geht der Rekurs des Mitglieds an die Vereinsversammlung. Erst wenn die vereinsinternen Möglichkeiten ausgeschöpft sind, kann das Gericht angerufen werden.

Der Vorstand kann für die Organisation seiner Geschäftsführung oder für die Geschäftsstelle Reglemente erlassen und nach Bedarf anpassen. Die Reglemente dürfen den Statuten nicht widersprechen.

Gibt es in der Vereinsversammlung zahlreiche und längere Wortmeldungen, so kann es sinnvoll sein, eine zeitliche Maximaldauer pro Rednerin oder Redner vorzusehen. Eine Redezeitbeschränkung kann auch von den Teilnehmenden in der Versammlung mit einem Ordnungsantrag verlangt werden. Die Versammlung muss über diesen Antrag abstimmen.

Das Verhältnis zwischen dem Verein und seinen Mitgliedern ist ein Rechtsverhältnis; ebenso das Verhältnis der Vorstandsmitglieder zum Verein. Das Rechtsverhältnis bestimmt die Rechtsbeziehung zwischen den Beteiligten, es wird durch das Gesetz und die Statuten gestaltet.

Der Verein erlangt die Rechtspersönlichkeit mit der ordentlichen Gründung, d. h., sobald die Gründungsmitglieder die Gründungsversammlung durchgeführt und die schriftlichen Statuten genehmigt haben. Der Verein ist dann eine juristische Person und kann Rechte und Pflichten begründen. Er wird handlungsfähig, sobald seine Organe bestellt sind. Die Rechtsfähigkeit des Vereins endet mit der vollständig durchgeführten Liquidation.

Der Beitritt zum Verein ist ein Rechtsgeschäft. Es werden damit Rechte und Pflichten begründet.

Es ist wichtig, die richtige Rechtsform für ein Vorhaben zu wählen. Für ideelle Vorhaben ohne wirtschaftlichen Zweck eignen sich vor allem der Verein, die Stiftung und allenfalls die einfache Gesellschaft. Für kommerzielle Vorhaben eignen sich GmbH, Aktiengesellschaft, Genossenschaft oder Einzelfirma. Die Arbeitshilfe „Unterschiedliche Rechtsformen“ von vitamin B gibt einen Überblick über die wichtigsten juristischen Rechtsformen in der Schweiz.

siehe Gehör, rechtliches

Die Mitglieder des Vereins haben Rechte und Pflichten, die unter Umständen gerichtlich durchgesetzt werden können. Ein Vereinsmitglied hat z. B. das Recht darauf, dass Vereinsbeschlüsse korrekt gefasst werden; es hat das Recht, Beschlüsse anzufechten, die gegen das Gesetz oder die Statuten verstossen. Der Verein kann die Pflicht des Mitglieds, den Mitgliederbeitrag zu bezahlen, ebenfalls gerichtlich durchsetzen.

siehe Revision, Revisorin, Revisor, Revisionsstelle

Die Rechnungslegung umfasst die Rechnungsführung und die Darstellung der Rechnung. Je nach Art des Vereins und je nach statutarischen Bestimmungen gibt es unterschiedliche Regeln, wie die Rechnung zu führen und darzustellen ist.

Die Revisorin, der Revisor erstellt zuhanden der Vereinsversammlung einen Bericht über das Ergebnis der Rechnungsprüfung und empfiehlt Annahme oder Ablehnung der Rechnung und gibt allenfalls Empfehlungen ab. Über den Revisionsbericht wird nicht abgestimmt. Er dient den Mitgliedern als Entscheidungshilfe bei der Genehmigung der Jahresrechnung. In der Regel wird der Bericht zuerst dem Vorstand vorgelegt. Es ist nicht zwingend, aber von Vorteil, wenn die Revisorin oder der Revisor persönlich an der Vereinsversammlung anwesend ist und bei Bedarf Fragen beantworten kann.

Auch wenn die Wahl auf eine Amtsperiode erfolgt ist, kann ein Vorstandsmitglied jederzeit aus dem Vorstand zurücktreten. Das zurücktretende Vorstandsmitglied muss den Rücktritt jedoch rechtzeitig ankündigen und für eine geordnete Amtsübergabe besorgt sein.

Rückstellungen dürfen für erwartete, aber nicht genau bestimmbare Verpflichtungen getätigt werden, z.B. Garantieleistungen, Schadensfälle, Reparaturen, Prozesse. Es müssen drei Bedingungen zutreffen: Verpflichtungen (Muss), ohne Gegenwert, wahrscheinlich. Rückstellungen sind Fremdkapital. Renovationen, Ersatzbeschaffungen, Reorganisationen, Vereinsjubiläen, künftige Projekte, Weiterbildung usw. sind keine Rückstellungen, sondern: Reserven. Es können interne Reserven gebildet werden für Jubiläum, Anschaffungen, bauliche Massnahmen usw. oder Reserven für Leistungen an Dritte, z.B. Spenden, die für Projekt eingegangen sind. Reserven gehören zum Eigenkapital.

Wurde ein Beschluss gefasst, kann der Antrag gestellt werden, diesen Beschluss noch einmal zu fällen. Das kann z. B. dann sinnvoll sein, wenn er unrechtmässig zustande gekommen ist, wenn neue Aspekte bekannt geworden sind oder wenn in einer späteren Phase ein anderer Beschluss gefällt wurde, der mit dem ersten nicht vereinbar ist. Wird ein Rückkommensantrag gutgeheissen, wird nochmals über das Geschäft abgestimmt. Das Resultat kann ein anderes oder das gleiche sein wie bei der ersten Abstimmung.

Der Regelkreis ist eine einfache Methode, um sich konstant zu verbessern.

• Plan: In der ersten Phase werden die Ziele und die Massnahmen in einem Plan zusammengefasst. Achte darauf, dass du Messgrössen für das Erreichen des Zielzustands definierst.
• Do: Die zweite Phase ist die Umsetzungsphase. Die Massnahmen zum Erreichen des Zielzustands werden umgesetzt.
• Check: Die dritte Phase dient der Überprüfung der umgesetzten Massnahmen. Die bei der Umsetzung gesammelten Erfahrungen werden reflektiert und die erzielten Ergebnisse kritisch geprüft. Bei Bedarf werden die Massnahmen nachjustiert.
• Act: In der vierten Phase werden die Erfahrungen evaluiert, die im Prozess der Problemlösung gesammelt wurden. Daraus werden Standards für das künftige Vorgehen abgeleitet.